ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
¿Qué significa el almacenamiento de información?
Después de que los dispositivos de entrada ingresan datos en un sistema de contabilidad, los procesadores de información toman los datos sin procesar y los convierten en una forma utilizable. Luego, esta información se almacena, a menudo en forma de una base de datos, en el componente de almacenamiento de información del sistema de contabilidad.
Ejemplo
Estas bases de datos deben ser accesibles con frecuencia, para que los gerentes, contables y auditores puedan recuperar la información y analizar el estado financiero de la empresa. La mayoría de las empresas que mantienen sistemas de almacenamiento de bases de datos electrónicas también guardan documentos de fuentes físicas en sus archivadores.
Ha habido un impulso en el mundo moderno de la contabilidad para deshacerse por completo de los documentos en papel. La mayoría de las empresas de CPA ahora no utilizan papel, si no completamente. Dependen al 100 por ciento de los sistemas de almacenamiento de información electrónica para mantener los registros de sus clientes y los documentos de trabajo de respaldo para los compromisos.
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Otra tendencia en los sistemas empresariales es el uso de almacenamiento basado en la nube. Cada vez más empresas se están cambiando a la computación en la nube y el almacenamiento de información en línea o los servicios de respaldo. Esto tiene dos ventajas principales. Primero, los datos confidenciales nunca se almacenan en el sitio. Por lo tanto, no se puede robar físicamente. En segundo lugar, se puede acceder a los datos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Puede iniciar sesión y tener acceso a su escritorio virtual ya sea que se encuentre en la oficina o en el lugar.Tenga en cuenta; cualquier plataforma basada en la nube no viene sin sus problemas de seguridad. Los datos almacenados en línea deben protegerse de manera efectiva para garantizar que la información contable no se vea comprometida.
¿PARA QUE SIRVE?
El almacenamiento en la nube permite al departamento de TI proporcionar con rapidez la cantidad de almacenamiento necesaria en el momento necesario. Eso permite al departamento de TI concentrarse en resolver problemas de aplicación complejos en lugar de tener que administrar sistemas de almacenamiento
Lo básico
Comencemos por lo básico: el Almacenamiento en la Nube consiste en guardar archivos en un lugar de Internet.
Esos lugares de Internet son aplicaciones o servicios que almacenan o guardan esos archivos. Los archivos pasan de estar en nuestros dispositivos a estar guardados en ese servicio o aplicación.
Si por ejemplo subes una foto a Facebook, ya estás almacenando algo en la Nube.
Ese archivo será transmitido desde tu ordenador o móvil a los servidores de Facebook, entonces la foto quedará guardada por ellos para que puedas compartirla y tus contactos la vean.
Es fácil de entender, la foto ha de estar allí, en algún sitio de Facebook, de esta forma cuando apagues tu ordenador los demás podrán seguir viendo la foto. En definitiva, la foto se muestra desde el almacenamiento de esa empresa llamada Facebook. La foto reside en algún sitio dónde está siendo guardada por ellos.
Por supuesto Facebook no es un servicio de Almacenamiento en la Nube, pero nos sirve para entender de que se trata.
¿Términos extraños?
Algún tecnófobo ya estará diciendo que estamos empleando términos extraños como el de Servidor, una palabra omnipresente en la mundo de Internet. Te explico, la Nube o Cloud no es algo tan efímero como parece, es algo real y tangible. En la informática de Internet siempre estamos hablando de servidores, muchas veces en exceso dando por sentado que cualquiera lo entiende.
Si mencionar los servidores de Internet ha resultado molesto al lector, volvamos al ejemplo anterior.
Para guardar la foto, una vez que la hemos subido, los de Facebook no hacen magia ni tienen ninguna nube de vapor de agua ni nada parecido, tienen un disco duro, un sitio dónde copian el archivo de la foto.
Eso si, hablamos de un disco duro muy gordo, con mucha más capacidad que el disco duro de tu ordenador y que la memoria de tu teléfono.
Cuando hemos hablado de servidor nos referimos al ordenador que está conectado a ese gran disco duro.
Aclaremos:
Antes de continuar, necesitamos hacer una aclaración, una cosa es la computación y otra el almacenamiento.
La tarjeta de tu móvil es para almacenamiento, guarda documentos, fotos y archivos en general, el resto del teléfono es para computación.
Los servidores de Internet se encargan de la computación, por ejemplo, los de Facebook muestran la página web de Facebook, la foto que subiste está almacenada en ese super-disco conectado a ese servidor. El servidor encargado de la web sabe muy bien dónde está el archivo de la foto y la muestra en pantalla.
Descubriendo que es en realidad la Nube.
Lo primero:
Lo primero que hemos visto es que la Nube no es algo tan abstracto y efímero como nos transmite su definición. Esta muy lejos de parecerse a algo como el humo o como el vapor de agua. La Nube son en realidad ordenadores (servidores) conectados a Internet con discos enormes que pueden guardar archivos.
Cuando subes un archivo a algún sitio de Internet, decimos que lo has almacenado en la Nube.
Las palabras Nube o Cloud son más unos términos de marketing que otra cosa, sirven para describir aquellos servicios de Internet que hacen algo más que mostrar páginas web, por ejemplo guardar archivos o un programa de contabilidad. Son programas o servicios que no están en tu ordenador, están en Internet, por eso se dice que están en la Nube.
Sigamos con la primera conclusión que podemos extraer de nuestro razonamiento anterior y que el lector ya habrá intuido. La primera conclusión es que esos discos de esos servidores deben ser enormes. La respuesta es que si, lo son y además no tienen limite.
¿Capacidad ilimitada de almacenamiento?
El Almacenamiento en la Nube proporciona una capacidad ilimitada.
Cualquiera que hay utilizado un dispositivo electrónico en su vida se habrá encontrado con una falta de espacio de almacenamiento en algún momento, por ejemplo con su cámara digital, llega un momento en que no caben más fotos. También suele ocurrir con el móvil a menudo.
Entonces, si la Nube en realidad son dispositivos físicos ¿por que decimos que su capacidad es ilimitada?
Podemos decirlo porque los servicios en la Nube incorporan capacidad a medida de la demanda.
Si te quedas sin espacio en tu disco duro la solución pasa por comprar otro disco duro más grande.
Lo mismo ocurre con los proveedores de la Nube, lo que pasa es que ellos no compran discos medidos en Gigabytes sino en TeraBytes o PetaBytes, un Terabyte son 1024 Gigabytes. Cuando el almacenamiento se va llenando, incorporan más almacenamiento, ellos lo compran a lo grande y obtienen muy buenos precios.
Un proveedor de almacenamiento en la Nube como Dataprius, Dropbox o Drive no tiene limitaciones en cuanto al espacio requerido por sus clientes.
Resumiendo: Tenemos que pensar que estos discos duros son extraordinariamente grandes. El proveedor puede ir aumentando los discos en función de las necesidades y sin interrumpir el servicio. Los discos están en un Centro de Datos o Datacenter.
Los Datacenters son los edificios o instalaciones dónde están los servidores de la Nube.
El espacio de almacenamiento también puede tener otras características de calidad, no todos los discos duros valen lo mismo ni la información está igual de protegida en unos que en otros.
Dos ventajas excepcionales del almacenamiento en la Nube.
Sin duda las dos ventajas indiscutibles son la ubicuidad y la capacidad ilimitada.
Como hemos visto, si guardamos los archivos en la Nube ya no estamos limitados a la capacidad de nuestros dispositivos ni ordenadores.
Esto que puede considerarse una ventaja superficial para un usuario particular, puede convertirse en una ventaja crucial para una empresa.
Capacidad ilimitada.
Inicialmente, el usuario particular, percibe el almacenamiento ilimitado como una característica que puede tener tanto valor como la compra de otro disco duro o de otra tarjeta con más capacidad, dependerá mucho de la cantidad de espacio que use.
Desde luego, es muy práctico que no se llene la memoria del móvil o el disco duro del ordenador, la cuestión es que hay que ir un poco más allá para apreciar realmente lo que significa guardar archivos en la Nube, hay que valorar otras virtudes.
Como hemos dicho, para una empresa la cosa cambia mucho, hay una visión diferente a la del usuario particular.
Para empezar, la empresa necesita mucha más capacidad de almacenamiento, y además no cualquier tipo de almacenamiento, debe ser uno que pueda compartirse con sus empleados y clientes, y que además aporte garantías de seguridad, privacidad y estabilidad. Estos factores pueden no ser tan importantes para el usuario particular.
Si el usuario particular considera la ubicuidad como un factor prescindible, caso extraño en nuestros tiempos, entonces el almacenamiento en la Nube no le aporta más ventajas que la compra de más capacidad de almacenamiento. Si de verdad considera que necesita o quiere disponer de sus archivos en cualquier lugar y en cualquier momento, entonces apreciará el almacenamiento en la Nube tanto como una empresa, ya estamos valorando seriamente la ubicuidad.
La ubicuidad
Por tanto, la ubicuidad no es más que la capacidad de poder acceder a los archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento, tan solo se necesita un conexión a Internet.
Como los usuarios tienen Smartphones y las redes Wifi están presentes en cualquier lugar, el almacenamiento en la Nube actúa como un disco duro accesible desde todos nuestros dispositivos y en cualquier momento. Los documentos y los archivos están con nosotros y además no importa el volumen ni la cantidad.
Toda revolución tecnológica se sustenta en una revolución anterior que le sirve de base.
En este caso, la revolución de base ha sido la Movilidad, la increíble expansión de la telefonía móvil que permite a todo el mundo estar permanentemente conectados a Internet. Además cada persona tiene varios dispositivos y quiere acceder a sus archivos desde cada uno de ellos, la solución a esta necesidad es necesariamente el almacenamiento en la Nube.
Pagar por lo que usamos.
A las ventajas básicas anteriormente descritas hay que sumarle la posibilidad que ofrece el Cloud Computing de pagar justo por lo que se necesita en cada momento.
Normalmente se contrata una capacidad y un número de usuarios que se pueden modificar con el tiempo para atender justo a esas necesidades. Esta flexibilidad sitúa al almacenamiento en la Nube a otro nivel respecto a las antiguas soluciones consistentes en la instalación de dispositivos físicos o servidores locales.
Los dispositivos de almacenamiento físicos como los discos duros, los pendrive o las tarjetas de memoria están quedando relegados a otro plano.
Cuando se ve a alguien utilizando un pendrive produce el mismo efecto que si nos dan un número de fax. Los dispositivos físicos seguirán vendiéndose porque tienen su utilidad y además son muy económicos, pero van perdiendo peso ante el amplio uso y proliferación del almacenamiento en Cloud.
En la empresa es donde el cambio es más dramático, la empresa quiere que se pueda acceder a los documentos desde cualquier lugar, no tener limitaciones de espacio, liberarse del mantenimiento de dispositivos físicos y guardar los archivos en un almacenamiento externo que proporcione una mayor nivel de seguridad.
La transición hacia el conocimiento y el uso del Almacenamiento en Cloud.
Estamos aún en plena transición hacia el modelo de almacenamiento en la Nube. Estamos en plena etapa de descubrimiento. Cualquier revolución tecnológica pasa por tres etapas:
- Descubrimiento. El público comienza a usar la tecnología aunque no está refinada.
- Implantación. La tecnología se mejora, se optimiza, se depuran errores de su uso primitivo.
- Aprovechamiento y uso. La tecnología se generaliza, ha sufrido una evolución importante.
El éxito de aplicaciones de consumo como Dropbox y Drive son síntomas que nos confirman que estamos en fase de descubrimiento de la tecnología. Tal y como ha ocurrido en otras revoluciones tecnológicas, la etapa de descubrimiento es tortuosa.
¿Tecnología de transición?
Lo primero que debemos observar en los discos duros virtuales como Dropbox o Drive es que son tecnologías de la transición. Proporcionan una solución a medias entre el almacenamiento en la Nube y el almacenamiento en nuestros dispositivos físicos. Son sincronizadores que mantienen los archivos en los dispositivos locales y los copian en la Nube. Son tecnologías diferentes a Dataprius que apuesta por el almacenamiento puro en la Nube sin necesidad de copias locales.
En esto ocurre como con los emails. Al principio del uso del correo electrónico todo el mundo imprimía los correos que recibía. Esto que ahora nos parece extraño era habitual, el email estaba en fase de descubrimiento. Hoy en día el correo electrónico está en fase de Aprovechamiento e incluso está mal visto y es ecológicamente inadecuado imprimir un email, al pie casi todas las empresas recomiendan no imprimirlo, no es necesario.
Lo mismo que con los emails está ocurriendo con el almacenamiento en la Nube. Las personas están usando aplicaciones que mantienen copias de los archivos en sus dispositivos u ordenadores, parece que no se fían aún demasiado de la Nube. Este comportamiento es similar al de antes, no querían dejar el email en la bandeja de entrada vaya a ser que desapareciera.
Almacenamiento en la Nube -Implantación-
Un almacenamiento en la Nube que ya esté en las fases de Implantación o Aprovechamiento de este cambio tecnológico, no obligará a tener los archivos copiados en nuestros dispositivos. Se irá entendiendo, con el paso del tiempo, que haciendo las cosas así perdemos la característica fundamental de la capacidad ilimitada. Además este tipo de almacenamiento proporcionado por los discos virtuales da otro tipo de problemas relacionados: consistencia de los datos al producir conflictos con los archivos, de seguridad, de ataques de virus y de control de acceso a los documentos.
A medida en que el almacenamiento en la Nube se vaya conociendo y la mentalidad de los usuarios evolucione cambiarán las exigencias y las formas.
Hace dos décadas Google no existía y el buscador más usado era Yahoo. Hace medio siglo el único coche producido en serie era un Ford. Las primeras versiones tienen una amplia implantación inicial aunque puede que no sean las definitivas a largo plazo.
Los grandes de la informática saben que el usuario tiene el miedo propio de la fase de transición de la tecnología, por eso todos están ofreciendo soluciones basadas en discos virtuales y sincronizadores. Es como si cuando se empezó a usar el email hubiesen puesto un gran botón de “imprimir” encima de los correos.
La influencia de los grandes del mundo de la informática es tan grande que existe un porcentaje muy alto de usuarios que entienden que el almacenamiento en la Nube está relaciona con la sincronización de los archivos.
La cadena de suministro del Almacenamiento en la Nube.
El Cloud Computing y en nuestro caso el Almacenamiento en la Nube es una industria que mueve miles de millones de euros a nivel mundial.
Como en cualquier industria hay una serie de proveedores y unos minoristas. Al tratarse de tecnología, los actores involucrados son reducidos.
Los minoristas serán aquellos servicios o aplicaciones que proporcionan un producto de almacenamiento directamente al cliente. Normalmente son aquellas aplicaciones que se pueden descargar y comenzar a utilizar en una versión gratuita.
Ejemplos:
Algunos ejemplos de sistemas de almacenamiento en la nube serían:
| Sistema | Tipo | País de origen |
 | Gestión Documental en Cloud. |  |
 | Disco Virtual |  |
 | Gestión Documental | |
 | Disco Virtual |  |
 | Disco Virtual |  |
 | Disco Virtual | |
 | Disco Virtual | |
Discos Virtuales
Los discos virtuales son básicamente sincronizadores.
Los sincronizadores funcionan enviando los archivos de nuestro ordenador a la Nube. Se determinan unas carpetas que se mantienen actualizadas desde y hacia la Nube.
Si hay un nuevo fichero en la Nube este se descarga en nuestras carpetas, si hay un nuevo archivo en nuestra carpeta, este se sube a la Nube. Son muy apropiados para el uso individual.
Por otro lado, están los sistemas de Gestión Documental, pensados para empresas, diseñados para el trabajo en grupo, permiten controlar el acceso de los usuarios manteniendo elementos de seguridad y control sobre los archivos almacenados, otra diferencia es que no requieren sincronización para trabajar con los archivos.
Hemos comentado que el almacenamiento en la Nube existen mayoristas. Lo que hacen estos mayoristas es proporcionar ese almacenamiento ilimitado a las aplicaciones de usuario.
A efectos prácticos es como si esas aplicaciones usaran un disco duro enorme para guardar los archivos. Cuando se usa una aplicación, esta a su vez utiliza un espacio de almacenamiento de un gran proveedor.
Proveedores de almacenamiento
Algunos de los grandes proveedores de almacenamiento en Cloud son:
 |  |  |  |
Hay mucha confusión con los proveedores Cloud, a menudo se confunden las aplicaciones o minoristas con los grandes proveedores. Esto ocurre incluso en los Blogs de tecnología.
En muchos casos esta confusión es intencionada por algunos que quieren ganar notoriedad sumándose a la ola del Cloud Computing. Existen muchos tipos de proveedores de primer nivel, en nuestro caso nos hemos centrado en aquellos que proporcionan almacenamiento en la nube, pero hay ya una gran variedad de servicios. Por ejemplo IBM ofrece un servicio en Cloud que proporciona capacidades de inteligencia artificial a través de Watson.
¿Diferenciamos el grano de la paja?
Para diferenciar bien el grano de la paja. Tendríamos que excluir de la lista de proveedores. A aquellos que lo único que hacen es hospedaje de páginas web y correo. Por mucho que incluya el Cloud en su publicidad no hacen Cloud Computing. Los proveedores Cloud ofrecen servicios a través de una cosa que en informática se llama API (Aplication Programing Interface). Esas API’s las usan los programadores de aplicaciones para conectar sus sistemas a los proveedores. Por ejemplo WhatsApp puede guardar tus fotos en Amazon. También tu aplicación favorita del Tiempo en tu móvil se conecta con una API. Es decir a un servicio meteorológico para obtener los datos a mostrarte.
Por tanto, las aplicaciones o servicios usan estos proveedores para almacenar los archivos.
Cuando con una determinada aplicación, los usuarios subimos o sincronizamos archivos, estos se guardan en el espacio que tienen contratado esas aplicaciones con el proveedor. Pondremos dos ejemplos: Dropbox almacena en Amazon, Dataprius almacena en Azure.
¿Donde están nuestros archivos?
El almacenamiento final es de suma importancia. Es el lugar final dónde residen los archivos y esto tiene repercusiones legales y técnicas. Los proveedores de aplicaciones o servicios deben ser transparentes al declarar que almacenamiento usan y dónde está situado.
En Europa las leyes de protección de datos son muy estrictas. Cualquier almacenamiento fuera de los territorios de la Unión Europa puede vulnerar estas normas. Hay proveedores como es el caso de Azure , que está localizado en Irlanda, certificando el cumplimiento de las leyes de protección de datos a nivel europeo.
Las ventajas del almacenamiento en la Nube para empresas.
Empresas del mundo entero están migrando sus archivos hacia servicios de almacenamiento en Cloud. Las ventajas que ofrece son determinantes y existe una necesidad imperiosa de liberarse de las antiguas infraestructuras.
Se trata de disponer de servicios externalizados que ahorran costes de dependencia de elementos físicos como servidores y discos duros. Las empresas necesitan movilidad y acceso desde cualquier lugar a sus datos y documentos.
A continuación mostramos un resumen de las ventajas para las empresas:
Movilidad
Acceso a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar y con diferentes dispositivos. No se depende de un ordenador o un dispositivo para tener un determinado documento a mano, está en la Nube y por tanto está en cualquier lugar dónde tengamos conexión a Internet.
Flexibilidad
Capacidad ilimitada, uso de recursos según las necesidades. El Almacenamiento en la Nube se adapta a las necesidades de cada individuo o empresa. El Cloud permite el pago por uso y como servicio. Los recursos son utilizados de forma eficiente y hasta ecológica.
Productividad
El trabajo en equipo y colaborativo es la base de la nueva economía. Los documentos almacenados en la Nube están disponibles para los equipos de trabajo y el desarrollo de proyectos. Ya nadie tiene que nadar buscando archivos y documentos desperdigados en diferentes lugares. La Nube es el lugar central dónde reside la información.
Independencia
Cuando se compraba un determinado software y un hardware se era cautivo de un sistema durante años. El almacenamiento online permite la libertad de poder cambiar de sistema cuando se quiera. Tan solo habrá que descargar los archivos almacenados y pasarlos a otro proveedor.
Seguridad
El proveedor del almacenamiento en la Nube dispone de medidas de seguridad excepcionales. Dispone que equipos y personal que se dedica en exclusiva a esta labor.
En la empresa. El uso de la Nube para el almacenamiento online permite ahorros de hasta el 40% en hardware y software. Del 31% en costes laborales de informática y del 80% en el consumo energético de equipos.
Reputación
La empresa puede demostrar a sus clientes que se ocupa del adecuado tratamiento de sus documentos. Cuando utiliza un almacenamiento en la Nube de calidad. Está demostrando el cumplimiento legal de las normas de privacidad y protección de datos. Además, también se ocupa de la protección de los archivos y documentos de sus clientes.
Prospectiva del almacenamiento en la Nube.
El almacenamiento en la Nube ya es ampliamente utilizado por empresas y particulares en todo el mundo.
Enseguida surge la duda de cuál puede ser su evolución. A fin de cuentas estamos ante sistemas que con más o menos prestaciones sólo almacenan en la Nube y permiten compartir los archivos. Todo apunta a que los sistemas van a evolucionar ofreciendo nuevas funcionalidades e integración con otros sistemas.
Como ejemplos de integración tenemos algunos sistemas y aplicaciones que ya ofrecen facilidades para usar los archivos de Microsoft Office. Otro ejemplo es como Dataprius se integra con Outlook para guardar los archivos adjuntos de los emails.
Estos son tímidos pasos en la compatibilidad e integración. La verdad es que las posibilidades son infinitas y dependen en buen medida de la demanda de los usuarios.
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